Contextualisons : chef de projet au sein d’une PME, vous êtes responsable de l’implémentation d’un nouvel ERP. Vous prenez la mesure de cette nouvelle mission qui s’annonce stimulante. Il s’agit d’un projet PGI d’envergure dont la mise en œuvre requiert un investissement conséquent, mais dont le ROI est considérable. Pour réussir, il s’agit alors d’éviter les pièges. Quels sont-ils, et comment s’en prémunir ? Ubister, intégrateur de solutions ERP cloud, vous dévoile comment bien choisir son ERP et les secrets d’une implémentation réussie !
#1 Ne pas dédier de temps à cette recherche d’ERP… ou trop en dédier !
Un nouveau défi vous attend cette année : l’intégration d’un nouvel ERP pour remplacer la solution actuelle, plus qu’obsolète. Vous en mesurez les enjeux et êtes conscient(e) que l’on attend beaucoup de vous sur cette nouvelle mission.
A lire : découvrez notre Checklist téléchargeable : Les indicateurs clés qui prouvent que vous devez changer d’ERP
Un seul mot d’ordre pour réussir : être rapide et agile. Dans un premier temps, la priorité est de vous dégager du temps pour mener à bien ce projet, et pour le mener à termes rapidement sans le négliger.
Pour être rapide et efficace, basez-vous sur un cycle de gestion de la performance de 9 mois maximum :
- Planifier le projet et le mettre en place : clarifier la mission, organiser des ateliers au sein de vos équipes pour définir l’expression du besoin et les objectifs, étudier le bon et le moins bon dans votre ERP actuel, et les compétences à embaucher ;
- Contrôler que tout fonctionne : intégrer un nouvel ERP comme SAP Business ByDesign, mesurer les progrès, accompagner le changement, corriger (maintenance) ;
- Evaluer et améliorer : examiner les résultats (causes et facteurs), ouvrir de nouvelles fonctionnalités, développer…
En somme : interdit de mettre 3 ans à concevoir, à implémenter et à utiliser votre ERP !
Il faut aussi le prendre, ce temps. On estime l’investissement à 50% du temps hebdomadaire. La gestion de projet ERP comprend l’expression des besoins, la mise en œuvre de la solution, la formation des utilisateurs et la conduite du changement. Quel que soit le scénario retenu, ne sous-estimez pas le temps nécessaire au projet, l’indisponibilité de vos collaborateurs –occupés sur d’autres tâches jugées prioritaires- vous fera prendre du retard dans le déploiement. Pensez donc à déléguez certaines de vos missions ou à assouplir l’agenda de vos collaborateurs chefs de projet pour bien réussir votre projet ERP.
#2 Chercher le progiciel de gestion intégré « à 5 pattes »
Un nouvel ERP sera idéal pour accompagner la croissance de votre entreprise. Mais être idéal ne signifie pas répondre parfaitement au cahier des charges inflexible que vous avez imaginé.
D’ailleurs, établissez plutôt une expression des besoins plutôt qu’un cahier des charges : un projet ERP nécessite une vision à long terme, en s’inspirant de l’existant sans vouloir le copier. Pour cela, consultez votre direction, les utilisateurs de l’ERP actuel… pour comprendre leurs besoins et leurs attentes.
Bien sûr, il existe des golden rules pour bien choisir son ERP. Mais choisir un ERP, ce n’est pas établir sa liste au père Noël J !
Pas question de tout jeter de votre ERP actuel ! Notez ce qui fonctionne, mais projetez-vous également à long terme, dans une nouvelle vision. Le choix d’un nouvel ERP nécessite de l’ambition. Que voudriez-vous ? Quels objectifs stratégiques sont à atteindre ?
Sachez que les logiciels de gestion actuels intègrent de très nombreuses fonctionnalités, qui sauront faire votre bonheur. Intéressez-vous aux logiciels, faites votre benchmark, demandez des démos… et adaptez-vous à cette haute technologie. C’est aussi via cette recherche que vous aurez de nouvelles idées stratégiques phares, auxquelles vous n’auriez pas pensées auparavant en restant centré(e) sur votre cahier des charges.
#3 Choisir un « ERP discount » ou « ERP révolutionnaire »
Ne vous laissez pas berner par les promesses !
Il peut être tentant de choisir une solution économique. Mais les solutions discount ne sont pas toujours de bons plans, car derrière cette solution à bas prix se cachent de nombreux pièges : logiciel peu évolutif, solution hébergée localement ou et non dans le cloud, pas de mobilité possible… En bref, ne lésinez pas l’investissement financier d’une solution ERP innovante, hébergée en mode cloud et personnalisable car le retour sur investissement sera considérable. Ne recherchez pas de fausses économies !
Par exemple, si vous sélectionnez des outils trop jeunes : certes, ils peuvent être faciles et rapides à prendre en main, en deux clics via une web app. Par contre, sont-ils solides ? Évolutifs, adaptables ? Le numérique et la technologie changent très vite. Si la jeune solution choisie est toujours en phase de structuration, comment pourrait-elle alors répondre à vos besoins plus spécifiques ? Serez-vous obligé(e) de tout re-paramétrer à chaque évolution demandée ?
En choisissant des solutions éprouvées et solides, mais pour autant évolutives et customisables comme SAP Business ByDesign, vous pourrez débloquer au fur et à mesure les éléments dont vous avez besoin.
# 4 Choisir une solution locale et peu évolutive
Au moment de faire votre choix, comme précisé précédemment, bannissez les solutions peu coûteuses car elles sont très peu évolutives. Ce genre de solution n’est dédié qu’à une seule branche ne vous permettant pas de la personnaliser. En clair, il vous sera impossible de l’adapter selon votre activité, vos contraintes métiers, les objectifs à atteindre, ni de la mettre à jour en cas d’évolution au sein de l’entreprise ou de changements réglementaires. Choisissez donc un ERP métier évolutif, performant et innovant.
De plus, le cloud a prouvé tous ses avantages ! Ne passez pas à côté de cette opportunité.
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Ubister, spécialiste de Solutions ERP gestion cloud personnalisables, vous apporte son expertise multi-sectorielle pour vous accompagner la réussite de votre projet ERP, quel que soit votre secteur d’activité.
