En tant que membre d’une start-up, que vous soyez le CEO ou pas, vous avez tous une vision. Vous savez où vous voulez mener votre idée, que le marché sera bientôt mature, bref : que votre croissance est à portée de main. Or, la créativité n’est rien sans une structure qui lui permet de s’épanouir sereinement. Pour accompagner votre business tout en gardant votre liberté de décision, l’évolutivité du système d’information est essentielle. Alors, comment bien s’équiper d’un système d’information en tant que start-up pour avoir plus de performances ?
#1 Qu’est-ce qu’un SI de gestion évolutif ?
Un système d’information évolutif est un système de gestion qui s’adapte parfaitement aux évolutions de l’entreprise. Le SI comprendra l’ensemble des ressources vous permettant de gérer votre information, et donc notamment votre logiciel ERP si vous en avez un.
En termes d’objectifs, le SI vous permet de gérer facilement :
- la croissance interne et externe de votre business
- les différents départements de votre société, même si celle-ci est jeune (achat, compta, RH) : si votre croissance est rapide, vous aurez besoin d’anticiper !
- les performances de votre activité (CA, marges…)
La data recueillie par un système d’information
Concrètement, un système d’information évolutif est un véritable assistant à la gestion de start-up, nécessaire pour la structuration de votre business.
Mais en aucun cas il ne remplace un véritable être humain ! Au contraire : il permet à votre équipe de se concentrer sur des tâches à fortes valeur ajoutée plutôt que sur des opérations de saisie fastidieuses et des tableurs parfois difficiles à fiabiliser.
En outre, le système d’information d’entreprise apporte aux start-up plus de contrôle. Comment ? En vous fournissant des informations clés :
- analyse des données issus de votre start-up : production logistique, stock, chiffre d’affaires et marges brutes, achats, ressources humaines, éléments financiers…
- contrôle de la validité de l’information : la data est-elle cohérente ? Renseignée au bon endroit ?
Amplifier l’autonomie de votre équipe
L’idéal avec un SI évolutif, c’est que vous gardez votre volonté de responsabilisation des équipes et amplifiez leur autonomie. Tous vos collaborateurs ou associés sont amenés à travailler avec une solution cloud pour saisir des opérations et transactions (commandes, achats, transactions, reporting…).
En cas d’erreur, tout est historisé dans l’ERP : rien ne s’efface ! Une solution clé pour éviter le stress d’un back-up mal paramétré…
#2 Quel risque avec un SI non évolutif ?
Dans un système peu évolutif, vous n’aurez pas de mises à jour ou de nouvelles fonctionnalités. C’est votre équipe qui devra s’adapter parfois avec difficultés, voire sera bloquée par le SI mis en place.
Un système d’information évolutif permet au contraire la mise en place d’ERP par modules. Par exemple, tous les ans ou tous les 2 ans, par vagues de nouveaux projets, vous pouvez faire évoluer votre ERP cloud.
En résumé : celui-ci accompagne la croissance de votre entreprise !
#3 Comment mesurer la performance du système d’information ?
C’est tout simple : la performance du système d’information, c’est sa capacité à s’adapter à de nouvelles situations en nécessitant l’ajout ou l’amélioration de fonctionnalités existantes ou nouvelles.
Un SI efficace est un SI avec de la souplesse, de la flexibilité.
Par exemple, avec l’ERP cloud SAP Business ByDesign c’est très simple d’aller modifier le périmètre, d’ouvrir de nouveaux modules. Tout est pensé pour évoluer avec l’entreprise.
En guise d’illustration : une nouvelle filiale doit intégrer votre société, ou bien vous vous associez avec une autre solution start-up : SAP Business ByDesign vous permet d’harmoniser rapidement vos plans comptable, votre activité commerciale…
Avec une solution cloud intuitive, l’ergonomie de l’outil vous permet de faire la majorité des opérations en toute autonomie.
#4 Toutes les entreprises sont-elles concernées par l’évolution des SI ?
Startup, TPE
Si vous êtes une petite startup ou une PME, avec une perspective de forte croissance, avoir un SI performant sera une nécessité. Vous serez probablement tenté de choisir des solutions open source, offrant une adaptation spécifique à un métier.
Cependant, en croissance, vous aurez besoin d’une solution ERP évolutive et structurante. Vous avez des process métier à définir, à décrire. Aussi, vous aurez besoin peu à peu de mieux définir le rôle de chaque acteur de l’entreprise, et leurs niveaux de responsabilité.
Au cœur de votre SI, un progiciel cloud permettra alors de renforcer la cohésion de vos équipes. Tous seront acteurs de la solution, commerciaux, chef comptable, responsable production, dirigeant, expert logistique… et les données seront partagées et mises à jour en temps réel.
Un SI performant permet alors de rapprocher des services qui se parlaient peu auparavant. Les ressources évolutives du SI sont des catalyseurs forts pour créer de l’émulation autour des projets et faire grandir l’entreprise.
PME à Grand Groupe
Si vous êtes un groupe ou une grande PME, vous ne rencontrez plus forcément des problématiques de structuration, mais souvent des enjeux de fusion
ou d’acquisition de nouvelles entreprises. Par exemple, lors de la création d’une filiale à l’international, vous devrez harmoniser les outils du SI en terme de linguistique.
Une solution ERP évolutive pensée pour une organisation internationale permettra d’adapter rapidement tous vos modules et reporting aux langues cibles.
#5 Intégration d’un ERP évolutif : l’exemple de la startup Bioserenity
Le contexte initial
Bioserenity est une jeune start-up du milieu médical. Fort de son expérience, le dirigeant Pierre Frouin, a eu très tôt une vision claire de son projet et de son potentiel. Il savait qu’il aurait besoin de reporting et d’éléments financiers, de structurer son service RH (BioSerenity a embauché plus de 34 employés en 2 ans). Il a recruté un DAF et lui a demandé de mettre en place une solution ERP en quelques mois.
Benchmark de logiciel de gestion et sélection
Une petite équipe ultra-compétente s’est formé à BioSerenity, chaque collaborateur ayant une forte expérience sur une expertise clé (Finances, Qualité, Production…).
Le Directeur Financier et Administratif BioSerenity a géré la recherche de solution de A à Z avec l’aide d’un jeune ingénieur. Leurs besoins : une information financière fiable, car BioSerenity envisageait une levée de fonds et une entrée en bourse.
D’après leur expérience, ils savaient qu’implémenter un ERP évolutif serait un facilitateur clé.
Au départ, ils étaient accompagnés par un cabinet comptable. Puis, ils ont géré de façon autonome leur activité via l’ERP SAP Business ByDesign.
L’accompagnement Ubister pour intégrer SAP Business ByDesign
Les consultants ERP Ubister ont rapidement implémenté l’erp de BioSerenity : en 3 mois, il était opérationnel, connecté à l’outil de production. L’équipe BioSerenity a été formée et rapidement autonome.
Au bout de 6 mois, la start-up a ouvert de nouveaux modules en quelques minutes. Déjà, elle se projette dans la création de filiales ou de rachat à l’étranger.
#6 En quoi l’ERP SAP Business ByDesign est-il un système d’information parfaitement adapté à un environnement start-up ?
SAP Business ByDesign est une solution ERP cloud avec une forte évolutivité et adaptabilité. Le progiciel est pré-paramétré avec des modules initiaux, et on peut activer de nouvelles fonctionnalités en un seul clic au fur et à mesure que l’entreprise grandit. De nombreuses optimisations sont possibles. De plus, SAP a lancé une offre spécifique aux PME et compte 80% de PME dans ses clients. En termes de budget, la solution est accessible pour les petites entreprises.
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Attention cependant, le dirigeant d’entreprise qui veut mettre en place un ERP oublie souvent le temps à consacrer au projet. Ne négligez pas ce paramètre : formez vos employés, dégagez-leur du temps sur leurs tâches quotidiennes, et tout fonctionnera parfaitement ! Ubister vous accompagne alors dans la réussite de votre projet. Pour compléter votre lecture, voici notre livre blanc pour la conduite d’un projet ERP dans le cloud.
