Avant le mois de mars dernier, seuls 3 % des salariés télétravaillaient régulièrement[1], faisant alors de cette organisation à distance une exception. Mais depuis, la situation a considérablement évolué. Le télétravail a définitivement conquis les Français, 40 % des actifs souhaitant même réitérer davantage cette expérience une fois la crise sanitaire terminée[2]. À l’horizon 2030, la moitié des salariés travaillera à distance[3], y compris la fonction finance. C’est pourquoi les entreprises doivent dès aujourd’hui anticiper cette transformation du travail. Comment ? En se dotant des bons outils de pilotage financier et de logiciels de gestion d’entreprise (ERP cloud).
ERP + Gestion Electronique de document (GED) + Signature électronique : le tiercé gagnant des outils de gestion en cloud
Face à ces nouveaux modes de travail dans une société de plus en plus mobile – près des deux tiers des salariés sont nomades –, les DAF doivent faire face à l’évolution de leur métier et s’équiper en conséquence d’outils de gestion en cloud pour être en mesure de piloter efficacement leur activité et leurs équipes.
Des ERP (Enterprise Resource Planning) cloud qui permettent de répondre aux problématiques de travail à distance des collaborateurs, notamment en éliminant les silos d’informations et en facilitant le partage des données… mais pas uniquement. En effet, le logiciel de gestion d’entreprise s’avère également une réponse efficace face aux contraintes légales de plus en plus strictes, à commencer par l’obligation de dématérialisation des factures qui concernent depuis janvier 2020 l’ensemble des entreprises.
Toutefois, un ERP cloud seul ne peut suffire à automatiser l’ensemble des processus. En implémentant également des solutions de GED (Gestion Electronique des Documents) et de signature électronique, le DAF a alors la capacité à intégrer l’ensemble des flux financiers et à en garantir la conformité. Le véritable objectif de ces outils de pilotage financier repose sur la possibilité offerte à chaque collaborateur (comptable, contrôleur de gestion, fiscaliste, juriste, …) d’accéder à distance à un véritable « bureau mobile », – où qu’il soit, à tout moment et depuis n’importe quel support – sans perte d’informations.
Pourquoi placer son ERP dans le cloud ?
Les technologies au cœur des outils de gestion sont en constante évolution : intelligence artificielle, machine learning, RPA (Robotic Process Automation), analytique, etc. Face à une complexité technologique croissante, il devient alors difficile de continuer à héberger son ERP sur site, et d’en assurer efficacement la maintenance, les mises à jour et les montées de version.
À l’inverse, un ERP hébergé dans le cloud, plus agile et plus évolutif, permettra au DAF de s’adapter en permanence en ayant l’assurance de bénéficier des évolutions technologiques et règlementaires les plus récentes. En conséquence, même avec d’importantes masses de données à gérer, les outils de gestion facilitent le suivi et le contrôle précis des informations et des échanges. C’est pourquoi, plus de la moitié des entreprises envisagent d’ores et déjà de migrer à 100 % leur ERP dans le cloud en 2020. 71 % en font même une priorité[4].
Les bénéfices des logiciels de gestion d’entreprise en cloud
Meilleur suivi, efficacité renforcée même à distance, vue globale sur l’activité… Les atouts d’un ERP dans le cloud ne manquent pas. Mais trois bénéfices majeurs sortent néanmoins du lot.
Premier avantage : la grande flexibilité apportée dans l’organisation du service financier. En effet, les outils de gestion constituent un gain de temps notable pour l’ensemble des acteurs de l’entreprise, des équipes IT aux fonctions plus opérationnelles et aux collaborateurs financiers. Comment ? Grâce à une source d’informations unifiée, un reporting accéléré, un accès aux données en temps réel, ou encore une automatisation des processus métiers. Les collaborateurs gagnent ainsi en productivité et le contrôle des activités est grandement facilité.
Le deuxième bénéfice majeur repose sur la réduction des coûts. En effet, le travail à distance permet à l’entreprise à la fois de diminuer ses investissements immobiliers, mais également les charges annexes (chauffage, fournitures de bureaux, coûts d’impression papier, etc.), même si des coûts propres au télétravail existent (abonnement internet, mobilier de bureau confortable, …)
Enfin, l’anticipation des évolutions réglementaires et le respect de la conformité permettent d’éviter de potentielles amendes dont le coût peut vite s’élever. À titre d’exemple, le non-respect du RGPD, le règlement européen de protection des données personnelles, peut entraîner des pénalités financières correspondant à 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial. Un atout de taille lorsque l’on sait que les régulateurs européens ont déjà infligé plus de 114 millions d’euros d’amendes pour violation du RGPD, la France étant même le pays le plus actif en la matière[5].
Comment piloter les équipes ?
Néanmoins, la mise en place d’un ERP cloud n’est pas sans entraîner une profonde transformation organisationnelle. En effet, si le DAF peut désormais gérer plus sereinement le pilotage financier à distance, grâce notamment aux modules analytiques intégrés aux ERP, il doit faire face à un véritable changement de paradigme. Désormais, il peut se développer une véritable culture du chiffre et de l’analyse, impliquant alors l’accompagnement au changement de ses équipes.
Pour réussir le pilotage à distance des activités financières, il doit donc savoir déléguer et manager différemment, de manière plus prédictible. Comment ? Par la bienveillance, la confiance et la mise en place d’un dialogue permanent. En ce sens, il peut être intéressant de privilégier un modèle hybride mi-présentiel – mi-distanciel pour permettre aux collaborateurs de trouver leurs marques et d’adhérer plus rapidement au projet.
En adoptant les bons outils de gestion couplés à une solution cloud, le management des services comptables devient plus souple, mais aussi plus précis. Les équipes ont quant à elle la possibilité d’exploiter toutes leurs compétences en gagnant en flexibilité. L’opportunité, dans un contexte sous tension, pour l’activité financière de se réinventer à distance et d’y trouver un second souffle.
1 Enquête du ministère du Travail, novembre 2019 – https://dares.travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/dares_analyses_salaries_teletravail.pdf
[2] Selon le sondage OpinionWay-Square Management pour « Les Echos », mai 2020 – https://www.lesechos.fr/economie-france/social/sondage-exclusif-les-francais-seduits-par-le-teletravail-1204045
[3] Manager le travail à distance et le télétravail, Daniel Ollivier, GERESO Edition, 2017
[4] Selon une étude Coleman Parkes, 2020 – https://www.itforbusiness.fr/modernisation-de-lerp-une-migration-vers-le-cloud-de-plus-en-plus-ineluctable-37072
[5] D’après une enquête du cabinet d’avocats anglais DLA Piper, janvier 2020 – https://www.usine-digitale.fr/article/au-titre-du-rgpd-la-france-est-le-pays-qui-inflige-les-amendes-les-plus-lourdes.N921194
